何度経験していても展示会出展の日が近づくと、手配の確認や準備でバタバタしてしまうものです。当日のブース運営中に、思いがけず必要なものに気が付くこともあるでしょう。
数日間にわたる展示会運営に必要なものや持って行くと便利なものをご紹介します。慌てないように、事前にチェックリストを用意して準備しておきましょう。
展示ブースや商談テーブル、イスといった備品の手配が済んでいれば、当日の納品を待つだけと考えている方もいるかもしれませんが、実はそうではありません。
ブース運営に必要な展示会の運営マニュアルや付箋、メモ帳といった備品以外の細々したものは、自社で用意して持っていく必要があります。このため、展示会に出展する際は業者が用意してくれるものと、自社で用意しておくものをスタッフ間で共有し、チェックしておくようにしましょう。
なお、必要なものを確認する際は、チェックリスクの作成がおすすめです。ひと目で必要なものがわかり情報共有もしやすいため、必要なものを漏れなく用意できます。また、1度チェックしておけば次回の出展でも使えるため、作成しておいて損はありません。
展示ブースの運営のほか、展示ブースやストックルームにあると役立つものをご紹介します。備品リストをぜひ参考にしてください。
まずは、展示会のブースの運営で必ず必要なものを紹介します。展示会の出展準備を進めている企業の担当者の方はご参考ください。
展示会運営マニュアルとは、ブースのオペレーションや配布物の説明、想定される質問と回答例などをまとめたマニュアルのことです。ブース運営をスムーズに行うためには必須になるので、作成しておくことをおすすめします。
「事前にスタッフが展示物についてしっかりと理解していれば展示会運営マニュアルは必要ない」と感じる方もいますが、当日に不測の事態が起きる可能性もあるため、スムーズにブース運営を行うために用意するようにしましょう。
当日のスタッフの行動がわかるシフト表を用意しておくことも重要です。シフト表を用意しておくことで、ブーススタッフの配置や役割、休憩時間などが明確になり、ブース運営をスムーズに進められます。
またストックルームに貼り出しておくと、事前の情報共有や、スタッフ同士が互いの予定を把握しやすくなるため、運営業務を効率化できます。
来場者の方が名刺を持って来ていなかったり名刺を切らしたりしている場合に、連絡先を書いてもらう名刺サイズカードがあると便利です。
展示会での集客を成約まで持っていくためには、接点を持った来場者の方に会期終了後のお礼メールや継続したアプローチを行う必要があるため、来場者の連絡先は確実に押さえておかなくてはいけません。名刺サイズのカードを用意しておけば、連絡先を確実に把握できるうえに管理しやすくなります。
展示会では会社紹介やサービス説明のパンフレット、チラシなどを配る必要があります。会社の宣伝や来場者の方に会期終了後も、俊典の内容を思い出してもらうためです。
そういった意味で言えば、ノベルティや資料を入れるための手提げバッグなどを用意しておくのも効果的でしょう。
しかし、こうした配布物を忘れる、足りないという事態に陥ってしまっては目標の達成に繋がりません。そのため、以下のような管理表を準備しておくのがおすすめです。設置場所や用途別に部数を記載することで、必要な配布部数をチェックできます。
通常、展示会は1〜3日間あり、時間が長いためスタッフ間で情報共有が必要な場面も多いです。しかし、スタッフ全員が来場者対応をしていることも少なくないため、直接会話して情報共有できない場面もあります。そのような際に重宝するのが、付箋やメモ帳です。 例えば、情報共有ボードなどを作成して、そこに共有するべき内容をメモや付箋に記載して貼っておくのも効果的だと言えます。展示会運営をスムーズに行うためにも、付箋やメモ帳は忘れないようにしましょう。
受け付けや名刺サイズのカードなどに連絡先を書くのにボールペンは必要不可欠です。また、手元のメモ書きや申し送り事項などを伝えたりするのにもよく使うので、受付だけでなく個人で持っておくといいでしょう。
ボールペンだけでなく「サインペン・マジック」も展示会では必要です。例えば、ストックルームに大きく伝言を表示するなど、スタッフ間の情報共有ではボールペンと同様に出番が多いアイテムになります。 意外と忘れがちなので、用意しておくようにしましょう。なお、メモを残すためのコピー用紙も用意しておくことを推奨します。
次に展示ブースのストックルームや、その他さまざまな場面で使えるアイテムを紹介します。 紹介したアイテムを参考に、展示会の備品を揃える際の参考にしてみてください。
会期中は展示会で頂いた名刺を、一時的に名刺ファイルに入れておいて保管することをおすすめします。名刺ファイルに保管することで来場者が何人訪れたかを確認できるうえに、紛失するリスクを軽減できるためです。
さらに、名刺がファイリングされていると毎日のリード獲得状況の記録表を作成しやすくなるといった利点もあります。
なお、会期後は、次のアプローチにもつなげやすいよう、ファイリングした名刺をデータ化して管理するのがおすすめです。会期後にどのようなアプローチをしたのかも管理しやすくなります。
展示会のストックルームは、鍵付きのロッカーやキャビネットを用意しておくことをおすすめします。ストックルームでは個人情報となる名刺を一時的に保管するため、安全性を高める必要があるためです。
加えて、管理のルールを徹底しておかないと鍵付きのロッカーやキャビネットを用意しても使いづらいため、管理のルールもしっかりと作成しておきましょう。
会期中は小間図面を用意してストックルームに貼っておくといいでしょう。
競合他社のコマ位置を確認する際に有効であるだけでなく、緊急事態発生時の避難経路の確認にも役立ちます。
ストックルームには、小型の置時計を用意しておくことをおすすめします。シフトの確認や引継ぎのメモを取る際に、時間が確認でき便利なためです。
置き時計は展示会期間中に使用するだけなので、簡易的で安価なものでも問題ありません。
展示会ではテープ類の出番が多いので準備しておくようにしましょう。展示会ブースの掲示物や展示パネルの設置や修正に必要になるケースがよくあるためです。
また、スタッフ間で情報共有を行うためのメモを貼り出す際にも必要とすることがあります。
メモや資料、交換した名刺などを整理する際にあると便利です。
例えば、来場者の方に記入してもらったアンケートや名刺をまとめるのに使用するといいでしょう。しっかりとまとめておけば、会期終了後の資料整理の時間を短縮することが可能です。
資料を整理するときに使用するものは使う場面が多いです。
またクリアフォルダや封筒は、資料配布の際に来場者のご要望に応じて渡すことも可能です。他のブースで手提げバックを受け取っている方は手提げバックではなく、封筒で資料が欲しいという方も少なくないため、来場者の方の要望に配慮して対応できるのでおすすめです。
ハサミやカッターも展示会で使用する場面が多いです。ブース運営中も掲示物やパネルの追加が必要になる可能性があり、そのような際にハサミやカッターを使用します。
また、印刷した用紙やスチレンボードを展示用に整えるためにハサミやカッターを使用するケースもあるため、用意しておくようにしましょう。
空き時間にスタッフが事務作業を行う際に使用できるOA機器があると便利です。最近ではWi-Fiが飛んでいる展示会場がほとんどですが、場所によって回線が不安定であることも考えられるため、インターネット環境を確認しておくようにしましょう。
なお、モバイルルータやLANケーブルはレンタルすることもできるため、購入するのが手間と感じる方はレンタルも検討してみてください。
展示会に出展するなら、ゴミ袋も準備しておきましょう。ほとんどの展示会場に共用のごみ箱はありますが、ブース内で出たごみを捨てる袋があると便利なためです。
また、撤収時に持ち帰るものをまとめるのにも役立つため、大き目のビニール袋をおすすめします。
展示会ブースの運営には、掃除道具を用意しておくことをおすすめします。たくさんの人が行き交う展示会場では、ブース内にゴミやほこりがたまりやすく、放っておくと悪印象を与える可能性があるためです。
そのため、ほうき、ちりとり、モップなどの掃除用具を用意しておくようにしましょう。
また新型コロナウィルス感染予防対策のために、展示台を拭けるアルコールスプレーやクロスを用意しておくのもおすすめです。
配布資料やチラシなどは多めに準備していくのが普通ですが、想定外の在庫不足や、きゅうきょ解説用の掲示物を増やすケースも少なくありません。
万が一のために簡易プリンタがあると、コンビニなどでコピー機を使用する必要もなく、手間と時間を削減することが可能です。
なお、簡易プリンタを持って行く際にはインク残量は必ずチェックしましょう。
簡易プリンタを持って行く場合は、印刷用のコピー用紙も忘れずに用意しておきましょう。なお、スタッフ間の情報共有の際も、多様に使えるコピー用紙は便利です。
展示会運営に必要な備品を用意する際は、チェックリストを用意しておきましょう。チェックリストを用意しておかないと、展示会で必要なものを忘れるといった事態に陥りかねないためです。
また、備品とチェックリストをセットにしておいて保管しておけば、次回以降の出展でも用意しやすいなどのメリットもあります。
展示会直前は準備が煩雑になるため、想定外の作業が発生し慌てる場面が考えられます。そのため、必要なものは早めにチェックリストを作成して、手配または用意しておくことが重要です。
なお、本コラムで紹介した備品も含め手配が必要なものは、展示会サポート企業に相談するといいでしょう。
弊社は創業70年を超える歴史で培った経験を活かして、企業様それぞれの出展目的に応じて、展示会出展をご支援しています。興味がある方はこちらのページでも詳しく紹介しておりますので、ぜひご覧ください。
中央宣伝企画株式会社
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