オフィスや教育現場にデジタルホワイトボードの導入が増えています。しかし便利なデジタルツールであると気になっていながらも「どのように比較検討したらいいかわからない」「何に注目して選ぶべきか分からない」といったお悩みがあるのではないでしょうか。

弊社も同様に悩んでいましたが、様々リサーチや比較を行ったところ現在はMAXHUBを導入しオフィスで利用しています。
今回は弊社の実体験をもとに、デジタルホワイトボード選定のポイントを連載のコラムで解説します。連載1本目は、デジタルホワイトボード導入のきっかけと、比較検討の変遷を振り返ります。

デジタルホワイトボードの導入を検討した経緯

私たちがデジタルホワイトボードを探し始めたのは2022年の6月ごろ。コロナ禍で出社率も低下し、それと同時にオンライン会議が増えてから会議コミュニケーションに課題を感じていました。

日々の会議を効率化できないものか…

会議における悩みでよくあるのは、

• 意見が出ない、出しづらい、まとまらない
• 対面の会議よりも会議の内容がわかりにくい
• そのせいか、生産性が下がった気がする

などです。コロナ禍ではこのような悩みを多くの企業が感じていたのではないでしょうか。
そこで私たちは「ウェブ会議でホワイトボードが使えれば、対面会議と同じように活用できるのでは？」といった思い付きから、デジタルホワイトボードに目を付けました。

デジタルホワイトボードを使った会議のイメージ

そもそも、この時私たちが考えていたデジタルホワイトボードを使った会議とはどのようなものだったかというと、

• ウェブ会議をしながら、ホワイトボードを活用したい
• 会議に参加している人全員が、同じ画面を見ながら意思疎通できると良い

このように理想の活用イメージはありましたが、ウェブ会議でデジタルホワイトボードを使用することの効果、使い方が分からないまま、「ウェブ会議中にホワイトボード機能が使える」デジタルホワイトボードを探し始めたのでした。

デジタルホワイトボード比較検討のポイントと変遷

このような状態からデジタルホワイトボードの導入に向けて、実際に製品をリサーチ、比較検討を始めました。

デジタルホワイトボードに求めていた機能

私たちがデジタルホワイトボードを探し始めた当初に気になっていたことは、

1. 1台でウェブ会議ができるかどうか
2. 手元のノートPCとワイヤレス接続ができるか
3. 相互に書き込みができるかどうか
4. パワーポイントの操作ができるかどうか

など、様々な機能を備えた、まさに多機能でオールインワンのデジタルホワイトボードを理想としていました。

リサーチを始めて気が付いたこと

まず、デジタルホワイトボードの仕様は大きく2つに分けられます。
１つめはオールインワンタイプ。カメラやマイクなどの付属機能がデジタルホワイトボードに内蔵されているタイプです。もう1つはシンプルタイプで、カメラやマイクはついておらず、必要な場合は別途外付けのものを購入する必要があります。
映す、書くといった機能はどちらも同じですが、備えている機能が異なる分、価格も変わってきます。

実際にいくつかの製品をリサーチし、

• オールインワンタイプとシンプルタイプに2極化するが、オールインワンタイプは高価である。
• ワイヤレス接続ができるかどうか2極化する。
• 複数拠点での導入でないと相互書き込みはあまり活用できない。
• ウェブ会議やパワーポイントの操作は、殆どのデジタルホワイトボードでもできる。

といったことがわかってきました。

私たちに合っているデジタルホワイトボードは？

しかし様々な製品やその仕様がわかってきた中で、実際に選ぼうとしたときには新たな悩みが生まれました。

• とても便利そうに感じるが、機能が多すぎて正直よく分からない。
• そもそも選ぶときに大事にしないといけないポイントがどこか分からない。

一方で、ウェブ会議やプレゼンをすることが目的ならどのデジタルホワイトボードでもできそうであることもわかったため、それならばシンプルで安い製品でも良いのではないか？と考えていました。

実際に使ってみないと最適かどうかわからない

このように悩みと気づきがありながらも、実際に製品をレンタルしオフィスで使ってみることを前提にリサーチを続けていました。
高価な買い物になるため使用感の確認は必要だと感じており、オフィスや会議室を利用するできるだけ多くの社員に触れてもらってから決める必要があると思っていたからです。

次回の連載コラムは、デジタルホワイトボードを実際に弊社オフィスの会議室で使ってみた感想と様子を振り返ります。