デジタルホワイトボードの選定にあたり、「どのように比較検討したらいいかわからない」「何に注目して選ぶべきか分からない」といったお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

前回に引き続き弊社の実体験をもとに、デデジタルホワイトボード選定について連載のコラムで解説します。連載2本目は実際のオフィスにレンタル導入してみた様子を振り返ります。

比較検討のためにデジタルホワイトボードをレンタル

いくつかのデジタルホワイトボードを見てみて、最終的に私たちはその中から2製品を絞りました。

1. 機能がシンプルな分ローコストな製品
2. 高機能な分ハイコストな製品

リサーチの段階で価格と性能にも納得できたこの二つを2週間ずつ試させて頂くことにしました。
どちらもオンライン会議での使用を前提に、ホワイトボード内にオンライン会議のアプリケーションを入れて会議を行う形式のデジタルホワイトボードです。

機能がシンプルな分ローコストな製品を使ってみて

最初にレンタルしたデジタルホワイトボードは、機能がシンプルな分ローコストな製品です。

実際に使ってみた印象

ローコストであったため、ペンの感触や画面の反応に不安がありましたが、書き心地は想像していたほど悪くはありませんでした。
また画像をモニターで閲覧することができるため、「映す」機能が確認できました。

会議で使う場面での欠点

しかしながら会議で使ってみると痒い所に手が届かず、当初の理想には叶わないことがわかってきました。

ウェブ会議中にデジタルホワイトボードが使用できない

最大の欠点に感じたのは、私たちが当初選定のポイントとして考えていた、ウェブ会議でデジタルホワイトボードを使うことができないということ。ホワイトボードソフトを画面共有しようとしても相手側には何も映りませんでした。
実はデジタルホワイトボードにはOSがAndriodのものとWindowsのものがあり、Andriodのものだと機能の制限で画面共有ができないものも多いということがわかりました。
これではオンライン会議での活用を考えていた私達の目的とは外れてしまいます。

ホワイドボード上で画像が表示できない

ホワイトボードソフトで文字を書くのは全く問題が無かったのですが、できればそこに画像やWEBページのスクリーンショットを貼り付けたいと考えていました。特に私達は図面を扱うので、図面を画像として貼り付け、そこに修正指示を書き込む使い方を想定していました。
しかしそれもローコストな機器だと難しく、その機能が無いとせっかく導入しても使わなくなってしまうことが予想されました。

高機能高価格の製品：MAXHUBを使ってみて

次にレンタルをしたのが高機能なデジタルホワイトボード「MAXHUB」です。結論から言うと、使ってみてすぐにこの機器が私達の使い方に合致しているものだとわかりました。

実際に使ってみたら好印象！

当初、選定のポイントとして考えていた機能がほぼ叶うだけでなく、MAXHUBならではの機能が印象的でした。

1. 本体搭載のホワイトボード機能をweb会議で画面共有できる。
2. パワーポイント、ブラウザなどあらゆるシーンで画面への書き込みと画面共有ができる。
3. パワーポイントのスライドショーモードにした時にペンで書き込みをしながらページ送りができる。
4. これらの機能で参加者からの意見をメモして保存したり、重要な点をペンで書いて強調しながら話をすることができる。

オンライン会議に最適な機能

MAXHUBのホワイトボード機能では、オンライン参加者も会議に参加しやすくなる仕組みがあります。

メモ貼り付け機能

MAXHUBではデジタルホワイトボードにメモを貼り付ける機能があります。それは実際にモニターに書き込むだけではなく、例えばオンライン参加者のスマホからMAXHUBへメモを飛ばすことができます。
これのメモ機能によって、オンラインの参加者がマイクで発言することなく意見を出せるようになり、デジタルホワイトボードの画面上でオンライン/オフラインに関係なくブレインストーミングを行うことが可能になりました。

機能やツールを組み合わせて使用できる

会議に参加している人の温度感がオンライン/オフラインといった会議の参加形式にとらわれないためには、デジタルホワイトボードの画面が、オンライン会議上に画面共有される必要があると考えています。
MAXHUBの場合、ホワイトボード機能、オンライン会議機能などそれぞれの機能があるだけでなく、それらのアプリケーションをきちんと組み合わせて使用できるのが魅力です。

オンライン会議で使うデジタルホワイトボードを選ぶなら

つまり私たちが理想としていた「ウェブ会議でデジタルホワイトボードを使う」には

1. ウェブ会議機能とホワイトボード機能が同時に動作する必要がある
2. ウェブ会議時に、「デジタルホワイトボードの画面」が画面共有できる必要がある

という2段階の壁があったのです。
ここをクリアできる製品が意外と多くないということは、後に各社に確認して分かったことでした。

デジタルホワイトボードを2週間レンタルしてみて

デジタルホワイトボードの導入は高価な買い物になるため、オフィスや会議室を利用するできるだけ多くの社員に触れてもらい、使い心地のアンケートも取って慎重に選びました。
その結果、私たちが選んだのが「MAXHUB」です。多機能である分、比較的高価格ではありましたが、もともとの感じていた課題に対し機能性や使い心地に魅力を感じました。

次回の連載コラムは、デジタルホワイトボードの選定のポイントを解説します。