働き方が多様になった昨今では、対面やWEB会議といった開催形態だけでなく、参加者のスタイルやそれに伴う悩みも様々です。

本コラムでは会議を効率化するための方針を解説します。有意義な会議を行いたい、会議の生産性を高めたいというお悩みに、お役立ていただけましたら幸いです。

本来の会議のあり方とは？

何かを決定する、情報を共有することが目的で開かれる会議もありますが、事業やプロジェクトを進行する上では、本来は参加者が会議を開く目的と課題を認識し、会議後に変化が起こっていることが重要です。

非効率な会議による問題

会議に関するお悩みのなかでも、以下のような問題を抱えている方が多いのではないでしょうか。

• 会議が長すぎる、または多すぎて作業時間が確保できない
• リモート会議では議論が広がらず、モチベーションにばらつきがある
• 会議室が固定レイアウトで使いづらい
• 会議を開催することが目的になっている
• 会議をするための会議も開かれている

このように会議の進め方だけでなく、会議のスケジュールを立てる時点から非効率な状態に陥っている場合があります。
しかしこれらの問題は、会議の進め方や会議室環境の改善で解決できる場合がほとんどです。

会議効率化のメリット

会議のあり方を見直し非効率な部分が改善すると、以下のような効果が期待できます。

• 会議時間の短縮
• ファシリテーションスキルの向上
• チームパフォーマンス向上

このように会議の効率化ができると事業やプロジェクトの進行を良好にするほか、その結果として組織強化にも繋がるでしょう。

会議効率化のための3つのステップ

あらゆる会議はコミュニケーションの1つと言えます。
会議コミュニケーションが良好な組織では、相互の連携がスムーズで業務のムラや無駄な動きがなくなり、組織全体の生産性が向上します。
会議のあり方を見直してチームパフォーマンス向上を目指しましょう。

１，会議の進め方を見直し

効率的な会議を行うための第一歩は、会議の進め方や運営方法を見直すことです。コツがわかれば、時間のムダ、作業のムダがカットできます。
またファシリテーターは次回開催のスケジューリングのほか、やるべきことのコントロールし参加者に作業を振る等の重要な役割も担います。ファシリテーターの役割を明確にするとともに会議参加者の心構えをチームで共有して、有意義な会議の運営を見直してみましょう。

２，会議の座席レイアウトを改善

コロナ禍はオンライン会議が多く開催されていましたが、あらためて対面会議の座席レイアウトも見直してみましょう。会議の目的に合ったレイアウトは生産性向上につながります。
一方でハイブリッドワークの勤務スタイルの場合は、対面会議のために出社する、対面の参加者とオンライン参加者が混在するなど、様々な開催形態が考えられます。多様な働き方や様々な参加の仕方に対応できる柔軟な会議室が、これからより一層必要となるでしょう。

３，デジタルツールを活用

オンラインもオフラインも議論の中心を見失わず、限られた時間で意思疎通をするためには会議環境とともに会議ツールの見直しも必要です。
フレームワークを取り入れる、ブレストに役立つ便利なツールを取り入れるほか、デジタルホワイトボードや大きなディスプレイを導入するなどの改善方法もあります。
会議の効率化が求められる今、会議コミュニケーションもDX化を検討してみませんか？

会議効率化を助けるデジタルホワイトボードMAHUB

上述したような改善方法があるとはいえ、実際に取り組んで会議に対する意識を変えていくのは時間がかかることも考えられます。そこであらゆるスタイルの会議に、デジタルホワイトボードの導入がおすすめです。

弊社のデジタルホワイトボード選定の事例を連載コラムで紹介しています。
皆様の会議環境の改善にお役立ていただけましたら幸いです。

まとめ｜会議改革が働き方改革に繋がる

会議をよくするためには使いやすい会議室に改装するだけでなく、会議そのものの在り方や進め方を見直すことが大切です。
悩みの種となっているムダを省くことで限られた時間を有意義に使うことができるため、個人の時間の使い方も有意義になり、働き方改革に直結すると私たちは考えています。
組織としてのあるべき姿を目指すことができる土台を整えて、チームパフォーマンス向上、働き方の改善を目指しましょう。

会議効率化の解説は下記のページでもご紹介しています。

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