働き方改革や感染症拡大を予防するために、導入されたテレワーク。テレワークにはメリットも多数ありますが、意思疎通や意思決定が重要である会議が「なかなかうまくいかない…」と感じている方も多いのではないでしょうか。
会議の生産性が低下する場合は、意識的にオフィスに出社することをオススメします。このフェイス・トゥ・フェイスで行う会議で気を付けるべきポイントが「座席レイアウト」です。
今回は、生産性アップも見込める座席レイアウトのコツをご紹介します。
目次
新型コロナ感染症の蔓延を機に、多くの企業がテレワークを導入しています。出社する機会が減り会議はオンラインに置き換わる中、「オンライン会議、正直やりづらい！」と感じていませんか？
全ての会議を対面でやらなければならないわけではありません。オンラインでも十分な場合もあります。まずは会議を目的別に分類し、対面のコミュニケーションに向いているのか、オンラインでも置き換えられるのかを整理してみましょう。
会議を目的別に整理すると下記の4つに分類できます。
「決定・決裁する会議」や「意見交換してアイディアを産む会議」は対面で行う方が効率よく進められます。やり取りにタイムラグがないため意見交換が活発になり、スムーズに会議を進めることができるからです。
一方で、朝礼や報告会など、定期的なミーティングである「伝達する会議」はオンラインでも置き換えることができます。「個別の相談」については状況によって使い分けると良いでしょう。
テレワークを導入すると、フェイス・トゥ・フェイスでの会議は「貴重な出社するタイミング」です。その分、会議には効率性・生産性が求められます。
会議のクオリティーをアップさせるポイントは、会議の目的に合わせた「座席レイアウト」にあります。目的に合った座席レイアウトを用意することで、会議の効果をぐっとアップさせることができるでしょう。
決定事項の通達や教育など、情報伝達・意識統一を図るのに最適です。扇形の配置にすることで、左右端の座席でもスピーカーとの距離感が近くなり、より会議に集中できます。
参加者全員の意見を集約し、決定事項を明確にしていく会議に最適です。
アクションプランの策定や、理想の姿のイメージを共有する会議、司会役がナビゲートするブレインストーミングにも効果的と言えます。
前方正面のファシリテーターが位置するところは、ホワイトボードがあるとベストです。出された意見などをボードにまとめ全員が目視することで議題軸にブレが生じず、意見がまとまりやすいでしょう。
意見交換やブレインストーミングなどに最適です。配置は円状にすることで、上下関係を意識せず意見を出しやすくできます。
表情を伺いながら対話できるため、意図した意見とは違う受け取り方をしたり、誰かの意見を取りこぼしたりといった会議のミスコミュニケーションを防ぎやすいです。
広すぎない空間と落ち着いた照明で、穏やかな雰囲気を演出しましょう。パーテーションなどで空間を仕切ると、より会議に集中できます。
テレワークを導入することによって、会議で問題を抱える方は多いです。全てオンラインで会議する必要はなく、また、テレワークを導入しているからこそ、出社する目的を意識してオフィスを上手に活用しましょう。
フェイス・トゥ・フェイスで行う会議は、目的に合った座席レイアウトがポイントになります。働き方の見直しが求められる今だからこそ、会議の座席レイアウトはぜひこだわって、今以上に会議の効率をアップさせてみましょう。
オフィスの座席レイアウトについて、わかりやすく解説した動画です。ぜひ参考にしてみてください。
中央宣伝企画株式会社
オフィス内装事業のリーダー
