オフィス移転を初めて推し進めるとき、
「移転の計画を立てたいけれど、何から始めたら良いのだろう？」と悩む方は多いと思います。
オフィス移転プロジェクトはさまざまなタスクが同時に進行するので、スケジュール管理も複雑で大変です。
そこで本コラムでは、初めてオフィス移転プロジェクトを担当する方へ向けて、どのタイミングで何をすればいいのか、移転に関わるスケジュール計画と業務の概要についてご紹介します。
目次
従来のオフィスでは運用しにくい、無駄な空間やスペースが出てきたといった理由で、オフィスの縮小移転を考える企業が増えています。とはいえ急遽「オフィス移転プロジェクト」の担当を命じられた場合、「何を」「どうやって」進めれば良いのかわからず不安に感じやすいと思います。
オフィス移転はそう何度も経験することではないため、初めに戸惑う方は多いです。初めてでも漏れなくスムーズに動けるよう、効率的なオフィス移転プロジェクトの進め方を掴みましょう。
まずは「オフィス移転プロジェクト」の全体像である業務内容とスケジュールを知ることから始めましょう。あらかじめ業務の概要や注意点を知っておくと、通常業務との平行でも移転プロジェクトは十分実現可能です。
弊社もテレワーク導入によりオフィスの縮小を決め、オフィス移転を行いました。担当者は他業務を兼任しながらの進行でしたが、移転スケジュールを確認しながら様々な調整や手配を効率良く進めたことで、準備から新オフィスの稼働まで約6ヶ月で移転が完了しました。
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オフィス移転の作業は一見複雑に見えますが、
以上3つの方向性に分けると作業内容が把握しやすく、進めやすいです。
それぞれ具体的にどのような作業があるのか、スケジュールを引いて進行する際の注意点もあわせてチェックしていきましょう。
移転に向けて新しいオフィス環境を作ります。一から新しい環境を創造するのは難しく感じるかもしれませんが、一つずつ手順を踏んで進めていけば大丈夫です。
新オフィスを構築するにあたり、最も重要なのが「移転目的を明確にする」ことです。
オフィス移転にはさまざまな理由が考えられますが、昨今ではテレワーク導入によるオフィスの余剰発生を機に固定費削減のため縮小移転を考え始めるケースが増えています。
ただ、縮小以前の根本的な理由を考えてみると
など、それぞれの企業によって異なる課題が潜んでいることがあります。
移転計画を契機にオフィスの現状から見た自社の課題をあぶり出し、オフィス移転が問題解決のきっかけになると、会社として真のベネフィットを得られるでしょう。
新しいオフィスに必要な条件や機能を整理し、活動のために必要な環境・収容人数を決めることで、新オフィスに必要なおおよその面積を割り出すことができます。この情報が、物件選定やオフィス設計の要件となります。
移転目的を社内に共有し、新しいオフィスで行いたい活動についてよく話し合いましょう。
オフィス要件にかなう物件を探して契約します。
・コスト
・面積
・立地
・設備
など、条件に基づいて比較検討してみましょう。採光や採風の良さが決め手になることもあるため、気になる物件には実際に足を運び確かめることが重要です。
移転目的とオフィス要件に基づき、新しいオフィスを設計します。まずはコンセプトを固め、物件に合わせて具体的なレイアウト、デザイン、設備を決めましょう。
コンセプトは移転目的を達成するオフィスづくりの軸です。始めにしっかりと決めておくことで目的がぶれず、オフィス移転を成功に導きます。
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縮小移転をお考えの方はコンセプトづくりのご参考にしてください。
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新しいオフィスの設計図を元に工事を行います。
ビル管理会社へ工事申請を行わなければならない場合、または工事内容によって、消防署へ届出書類を提出する必要があります。これらの手続きは複数ある上に提出期限があり、他にも様々な業務を抱えている担当者にとっては手間のかかるこことだと思います。業務効率化を目指すなら、煩雑な業務も請け負ってくれる会社・パートナーに一任することが理想的です。
オフィス施工では、法的な理由で当初の設計を変更する必要が出てくることがあります。このような専門知識がある設計会社に依頼することはもちろんですが、設計と施工を連携して行える会社に依頼するとオフィス施工をスムーズに進められるのでおすすめです。
新オフィスでの活動をスムーズに開始するために、社員向けにオフィスの使い方マニュアルを作成します。オフィス内のルールや備品・貴重品の管理方法など、オフィスを使用する上で起こり得ることを抽出し、対処方法を想定しておきましょう。
現在入居中のオフィスについて、退去に向けた手配を行います。
新しいオフィスが決まったら、現オフィスの管理会社などのオーナー側へ解約の意向を伝えます。
解約の申し入れができる期限は契約で設定されています。一般的に解約予告期間を6ヶ月とする場合が多いようですが、事前に賃貸借契約書で確認の上、退去の時期から逆算して確実に行うようにしましょう。
床・壁・天井を入居時の状態に戻し、オーナー側へ引き渡す準備です。
契約で設定された原状回復義務範囲の工事を、退去までに完了させます。工事業者が指定されている場合がありますので、確認した上で手配を進めましょう。
現オフィスにある家具や書類などを、新オフィスで使うものと不要なものに仕分けます。不要なものは廃棄物業者に依頼して適切に処分しましょう。
とくに縮小移転する場合は、不要なものを処分・整理していかにスリム化できるかがポイントです。
また、新オフィスでの使用場所・収納場所を明確に決めておくことも大切。引っ越し当日のマニュアルを作成しておくと当日の作業がスムーズに行えます。
オフィス移転により、住所や電話番号などの会社情報に変更が生じます。変更内容について社外関係者への連絡や、表記変更の作業が必要です。
会社情報を公的に扱う関係官庁へ書類を提出します。期日と提出物を事前に確認し、確実に手続きを行いましょう。チェックリストを用意すると、抜け漏れ防止になります。
取引先やパートナーなど自社の関係者に向けて、移転の連絡をしましょう。
案内状という形で送付するのが一般的な連絡方法です。連絡が滞ると移転後の活動に支障をきたすため、抜け漏れなく行いましょう。
また、オフィス移転によって会社の印象を損ねることがないよう配慮が必要です。移転意図を前向きに表現するなど、ブランド力を向上させるための工夫をしてみてください。
特に自社ブランディング目的にオフィス移転を行う場合は、案内状の送付はブランド印象付けの格好の契機。移転の意図やブランドを反映した案内状デザインにすることで、効果が高まります。
自社の封筒や名刺など、会社情報を掲載した印刷物は作り変えておきましょう。 ホームページの会社概要やメール署名など、WEB上に掲載された情報も更新が必要です。
3つの方向性に分けることで、オフィス移転の際に発生する具体的な業務が把握できました。次は、各業務を「いつやるのか」スケジュールを組み、プロジェクトを進めていきます。
各業務をいつ行えばよいのか分かりやすく社内に伝えるためには、スケジュール表に各業務をプロットした図で表現し、共有するとよいでしょう。
また一般的には現オフィスの解約通知を行う6ヶ月前からスタートすると良いと言われています。プロジェクト完了までは半年かかると見ておきましょう。
「オフィス移転プロジェクト」を効率良く進めるためには、プロジェクト全体の流れや、各工程で必要となる手配事項や注意点を知っておくことが大切です。複雑な作業ではありますが、チェックリストを活用して計画をしっかり立てることで、通常業務と並行しながらでも移転によるベネフィットを受けられるはずです。
オフィス移転を効率よく進めるために必要なチェックリストをご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。
わたしたち中央宣伝企画は、オフィス設計から施工まで一貫したサービスをご提供しております。オフィスの活用方法やオフィス改善のお悩みなど、随時ご相談を承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。
移転目的を的確に捉えた上で、最適なオフィスをご提案し、お届けいたします。
中央宣伝企画株式会社
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