出社人数の減少に伴い、今あるオフィスより小さい規模のオフィスに引っ越すオフィスの縮小移転を考える企業が増加中であることをご存じですか？
いざ縮小移転をする際に気になるのは移転コストです。今回は縮小移転に欠かせない費用の考え方、縮小移転するメリットについて弊社の事例とあわせてご紹介します。
オフィスの縮小移転の目的は固定費削減である企業は多いです。縮小移転が完了すると、今現在かかっている固定費からは削減できます。では、このメリットを享受できるのはいつでしょうか。
それを知るためにはまず、現オフィス費用の月額から新オフィス費用の月額を引いてみましょう。さらに、縮小移転にかかった費用であるイニシャルコストをランニングコストの差額で割ります。
この時算出された数が、固定費削減効果を享受できるまでの月数です。
縮小移転は固定費を削減できますが、効果が表れるにはある程度月数がかかります。とはいえ、将来的に大きなメリットになるでしょう。
オフィスを縮小移転する際に必要な費用をイニシャルコストと呼びます。この総額を知るには、
以上の4つの軸で算出すると分かりやすいです。見積もりをとり、事前に把握しておきましょう。
移転に向けて新しいオフィス環境を作る際に発生する費用です。 「物件契約に必要な費用」「新オフィスの設計、工事費用」「新しい家具を購入・設置する費用」などが挙げられます。
現オフィスで使っている家具や書類を新しいオフィスへ運搬するための費用です。
オフィスを入居した時の状態に戻すための原状回復工事、不要になる家具や書類を処分するための費用が必要になります。
会社情報の変更を社外関係者へ連絡するための案内状の制作・送付や、会社名が記載された封筒や名刺などの印刷物を作り替える費用のほか、登記簿謄本の変更に費用がかかります。
弊社もテレワーク導入によりオフィスの縮小を決め、床面積がおよそ1/3縮小した物件へ移転しました。
新オフィスでは内装に大幅に手を加えており、21ヶ月目に固定費削減効果を得られる予定です。
現オフィスの現状復帰工事や新オフィス工事の内容によっては、固定費削減効果を享受できるまでの月数がもっと少なくなる可能性があります。
オフィス移転は大きな費用がかかります。会社経営にかかわるプロジェクトであるため、確実にメリットをゲットしたいですよね。固定費削減効果を高めるためには3つのポイントを押さえておきましょう。
オフィスの縮小移転の場合、固定費削減が目的になる場合が多いです。
移転して何ヶ月かすると、ランニングコストの削減分でイニシャルコストを相殺できる時期が必ず訪れます。しかし、最初に目標設定しないことには達成は得られず、社内の理解も得難いでしょう。
オフィス縮小移転の目的を固定費削減と決めた場合は、計画時にメリットを享受できる時期を算出したうえで目標化しましょう。
オフィスを移転する場合、現在のオフィスを運用しながら移転先となる新しいオフィス物件を契約することになります。そのため、賃料が二重にかかる時期が出てくるでしょう。
新しいオフィスの賃料については交渉次第なところもあります。支払い開始時期を遅らせることが可能かどうかオーナー側に確認するのも一つの手段です。
また、現オフィスの解約も計画的に進める必要があります。解約の申し入れができる期限は契約で設定されており、基本的には取り消すことができません。事前に賃貸借契約書で確認の上、退去の時期から逆算して計画しておきましょう。
固定費削減のポイントは、移転先のオフィスの床面積をいかに縮小できるかです。立地条件など別の要因も絡みますが、基本的にはオフィス規模が小さければ小さいほど家賃は安くなります。
しかし、単純に縮小するだけでは働きづらい環境になってしまうことも。生産性を落とさずにオフィスを縮小するためには、縮小移転へのオフィス設計が得意なパートナーに依頼すると良いでしょう。
規模の合わなくなったオフィスで働き続けるより、使用人数に見合った規模のオフィスへ移転する方が、将来的なメリットにつながります。そして、オフィス縮小移転で重要なのは、目的を明確にすることです。固定費削減を目的とした場合は、その効果がいつ享受できるのか時期を算出し計画的に進めていきましょう。さらに、小さくても機能的なオフィス環境を構築することが大切です。
わたしたちは、実際にオフィス縮小移転を経験し、そこから得られた知見を生かしたオフィス設計・施工サービスを提供しています。働き方の変化に合わせた小さくても魅力満載なオフィス提案が可能です。オフィス改善をお考えの際は、ぜひお声がけください。
中央宣伝企画株式会社
オフィス内装事業のリーダー
