オフィス勤務はもちろんテレワークも増えてきた最近では、会議の形もオフィスやオンライン等、開催される形態が多様化しています。その結果意見が出ない、まとまらないといった新たな課題が見つかることも多いのではないでしょうか？
今回はそんな会議の効率化をアップさせ、生産性向上を目指すためのコツをご紹介します。
会議改革で有意義な「会議の場」を作ってみましょう。
目次
会議とは、社内で意見を出し合い、チームやプロジェクトが進む方向性を揃えるためのものです。社内のコミュニケーションを促進するためには、重要な場である「会議」。まずは、その在り方から見直してみましょう。
会議の場では、
社内会議は大きく3つの種類に分けられます。
事業やプロジェクトにおける実施計画を練る等、何かを決定することが目的の会議です。
プロジェクトなどは「いつまでに、誰が、何をやるのか」を会議の中で決める必要があります。
企画や戦略の種となるアイディア出しなど、意見交換やブレインストーミング（ブレスト）が目的の会議。
よりアイディアが出やすい環境、意見が活発に出せる雰囲気・資料作りなどが求められることも多いでしょう。
報告会、スケジュール確認、コーチングなど、情報共有が目的の会議。
この会議中に課題が浮上した場合は、対策検討や課題の持ち帰りが発生することもあります。
今ではテレワークが増え、オンライン会議は一般的になりました。しかしオンラインという慣れない環境のために、会議の開き方・進め方に迷いが生じる場面も少なくありません。
オンライン会議はどこでも開催でき気軽な反面、すべてをオンラインで賄うことはできないでしょう。大切なのはオンラインとオフラインの正しい使い分けです。
会議の効率化を図るために、オンラインとオフラインそれぞれで開催する場合の特徴と進め方をご紹介します。
テレワークが中心になって、今では社内だけでなく社外の打ち合わせや商談でもオンライン会議が増えつつあります。
オンライン会議は、1つのテーマに集中した議論に向いている一方で、複数の会話が同時にはできないため議論を広げるには向いていません。適しているのは、
フェイス・トゥ・フェイスで行う会議で気を付けるべきポイントが「座席レイアウト」です。
オフィスの感染予防も考慮しつつ、会議の生産性アップを目指したフレキシブルな会議室が、ニューノーマル時代のオフィスには理想的と言えるでしょう。
複数人が参加する場合では、会議室に集まるメンバーとリモート参加のメンバーの双方がいることもあります。
オンライン・オフラインを同時に行うには、可視性の高い大きめのモニターと、スピーカー、参加者の声が拾えるマイクの用意が必要です。デジタルホワイトボードなど、リアルとオンラインとをつなぐツールを活用するのも効果的でしょう。
またメンバーの一体感をもって議論を進めていきたい場合、
会議は限られた時間の中で進める必要があります。またオンラインの環境では、特にメンバー間のやり取りや連絡など、受け取る情報量・コミュニケーション量が対面より少なくなりがちです。そのため、できるだけ無駄を省き進めていくのが重要なポイントとなるでしょう。
オンライン・対面でのコミュニケーションという視点で、有意義な会議を行うためのポイントを3つ解説します。ひとつずつ見ていきましょう。
オンライン会議や、利用する会議ツールの操作に不慣れである場合、他の参加者への配慮が疎かになる可能性があります。対面の会議や商談と同じように、社内・社外ともに基本的なマナーに気を付けておきましょう。
挨拶は社内・社外共に重要なコミュニケーション。対面の会議と同じように挨拶が当然必要です。
社外の方がいる会議では打ち合わせ開始時に必ず自己紹介をし、どんな立場で参加するのか明言しましょう。退室時の挨拶も基本のマナーです。
対面の会議と比較すると、オンライン会議は相手の様子を読み取りづらいことが多いです。
回線の不調や外出先などで、周囲または参加者への配慮が必要な場合を除き、できるだけカメラをオンにして参加しましょう。表情や言葉のニュアンスが伝わりやすく、認識の行き違いも防げます。
オンライン、オフラインともに、会議の進行を担うファシリテーターは大事な役割。一方で、参加する側も生産性の高い会議を行う心構えをも持つことが重要です。
会議当日は改めて会議を開く目的、課題、どこまで進めるかを共有しましょう。
また、ファシリテーターも参加者の意見を尊重しつつ、自分の意見も積極的に発信していきましょう。会議は「結論」を明確に。議論が白熱していても、あえて時間や日にちを区切るなどの判断も必要です。
事前に会議の目的や議題を共有しておくことで、参加者がその時間、その場に臨む姿勢も変わります。このとき参加者は傍観者とならないよう、準備していた意見を発言したり、リアクションしたりするなど積極的な参加が求められます。
この会議に何のために参加するのか、それぞれが認識し意見を準備しておくと、限られた時間でも生産性が高い会議を目指せるでしょう。
会議は「参加しただけ」では意味がありません。参加した全員が何らかの意見交換や気づきを得る必要があります。
円滑に会議を進めるためには、事前・事後のアクションが大切です。会議をより効率よく行うために起こすべきアクションを見ていきましょう。
会議は「会議の目的」「課題の共通認識」が大切です。会議に臨む前に、
会議後は会議での決定事項や、実行する担当者、次回の会議スケジュールなどを参加予定のメンバーに共有します。議事録は
私たちは会議を見直すことが働き方改革に直結すると考えています。会議の無駄を省くと効率がアップし、限られた時間を有意義に使えるように。さらに、個人の時間の使い方も有意義になると全体の生産性向上にも繋がります。
オンライン会議が一般的になった今こそ、適切な会議の在り方をとらえて、チームの生産性アップにつなげていきましょう。
オンライン、オフラインともに使える会議マニュアルを公開しています。皆さまの「会議改革」にぜひお役立てください。
ニューノーマルな時代の会議の在り方を考えることは、働き方改革や、さらにはオフィスづくりを考えることにもつながります。
私たちが提案するオフィスづくりのサービス「コワーキング・ベース」では、ハイブリッドワークを促進し、コミュニケーションが活性化するオフィスをご提案しています。
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