従来のオフィス出勤だけにとどまらず、最近では業種や企業の特徴に合わせて働き方が多様化しています。同時に、働く場所も自由に選べる時代。その考えのもと、サテライトオフィスを開設する企業も増加中です。
今回はそんなサテライトオフィスを開設すると働き方はどう改善できるのか、メリットや開設にあたって注意点をご紹介します。
働き方の変化に伴って、オフィスの存在意義は変化しています。昨今では「働く場所」にとらわれない自由な働き方を支える手段のひとつとして、サテライトオフィスに注目が集まっているのはご存じですか？
このサテライトオフィスとは何か、注目される理由を解説します。
サテライトオフィスとは、企業の本社や本拠から離れた場所に構えるオフィスを指します。同じような役割として営業所や支店がありますが、設置する場合には組織変更・大がかりな引っ越し・諸般の手続きなど時間も費用もかかることとなるでしょう。 一方、サテライトオフィスなら部署も関係なく従業員なら誰でも自由に立ち寄れます。レイアウトを変化させながら効率よく使える拠点であるため、多様な働き方を実現しやすいのです。
このような気軽さ、自由に使える柔軟さのメリットを持つサテライトオフィス。同じような新しいオフィスの在り方として、タッチダウンオフィスの価値も再認識されています。
この二つの特徴を今一度確認してみましょう。
サテライトとは衛星の意味。メインオフィスや本拠点から離れた場所に設置する、支店や営業所に似たオフィスです。支店・営業所は業務全般を行うためメインオフィス同等の機能が必要ですが、サテライトオフィスは必要最低限の機能のみにとどめ、個人の意思で使うことができます。
従業員はメインオフィスよりも目的を持ちサテライトオフィスを利用するため、設備や機能は使いやすいように整備されている必要があるでしょう。
タッチダウンオフィスはサテライトオフィスと同じような機能を持ちますが、「一時的に仕事を進められるスペース」の確保を目的としています。ここではテレワークで勤務している従業員や出張中の従業員がPC作業や書類チェックができる空間です。
通信環境や電源などの設備、効率よく集中して業務を進められる仕組みを整える必要があります。
サテライトオフィスやタッチダウンオフィスは、テレワークの普及ともに必要性が高まっています。テレワークが浸透する現在ですが、自宅での仕事環境は個人差が大きく、業務効率が良いとは言えない側面もあります。
そのため、業務の生産性向上や効率化を図る環境は大切です。働く場所を本社・自宅・サテライトオフィスなどで選択肢を増やし、目的や業務内容に合わせて自由に選べるとよいでしょう。
こうした機能的な「オフィス以外の選択肢」を作ることで、生産性向上も期待できます。
サテライトオフィスを開設すると、働き方はどのように改善できるのでしょうか？注意点も合わせてチェックしてみましょう。
サテライトオフィスを開設すると、新しい働き場所の獲得だけでなく働き方そのものを改善することも期待できます。6つのサテライトオフィス解説で得られるメリットをご紹介します。
サテライトオフィスがあれば本社から離れた場所でも気軽に通勤できるため、仕事と育児・介護の両立といったワークライフバランスを整えるのが容易になります。
地方で暮らしながら都市の企業に所属することもでき、テレワークはもちろん副業や時間を指定する勤務など、多様な働き方が可能です。
例えば取引先の多いエリアにサテライトオフィスを設けると、営業担当は移動時間の短縮ができます。地方型サテライトオフィスがあれば、遠方から通勤する社員も通勤が簡単になるでしょう。
営業中の急な依頼にも柔軟に対応でき、交通費も削減可能。このように営業効率UPも大きなメリットのひとつです。
先ほど説明したように、サテライトオフィスを活用することで顧客の様々な要望に柔軟に対応できると、印象が良くなる可能性があります。
また、オフィスのコンセプトが反映された綺麗で整ったサテライトオフィスの環境は、求職者にとっても既存の社員にとっても魅力的です。
サテライトオフィスがあるために、本社に通勤しづらいエリアに居住する方も積極的に採用できます。すると、優秀な人材をより広く募集でき確保できるというのもメリットになるでしょう。多様化する働き方のニーズに対応でき、既存社員の離職を防げるのもポイントです。
BCP（Business Continuity Plan）対策とは緊急時における「事業継続計画」を指します。近年では自然災害の緊急時だけでなく、新型感染症やテロ攻撃などさまざまなリスクに対する備えが必要です。
例えばサテライトオフィスで勤務地を分散しておくと、拠点が災害などで被害を受けても事業継続は可能。リスク分散ができるメリットがあります。
メリットがたくさんあるサテライトオフィスなだけに「開設すればよい」と単純に考えるのは少し危険です。上述のメリットを十分に得るためにも、サテライトオフィス開設の注意点を理解し対策も考えておきましょう。
サテライトオフィスにも、会議室やリフレッシュスペースなど明確な利用目的に沿った機能が必要です。一方で、必要最小限の面積ではあるものの多くの人が集まる可能性もあるため、フレキシブルさがあるとより理想的でしょう。
おすすめしたいのはフリーアドレスやフリーレイアウトのオフィス。目的に合わせて変化できる空間なら、あらゆるシーンで柔軟に対応できます。
テレワークでも問題になりがちなのが、直接顔を合わせる機会が減ることによるコミュニケーション不足です。サテライトオフィスでも同様に、社内のコミュニケーションは改善が必要と言えるでしょう。
コミュニケーションツールや社内チャットを用意して気軽にコミュニケーションがとれる環境を作るほか、オフィスの内装を工夫しよりコミュニケーションが気軽にとれるとベストです。オンラインとオフラインともにコミュニケーションを促進する仕掛けを考えてみましょう。
サテライトオフィスのインターネットやネットワーク環境は、メインオフィスと同じレベルが求められます。社内資料やデータ等はクラウド上やサーバで管理するルールを作り、
個人に合ったアクセスレベル、セキュリティレベルを設定しましょう。
備品管理はオフィスのルールをサテライトオフィスに合わせて設けるほか、輪番や常駐者を置くことで対応できます。
日々「誰がオフィスを使っているか」の利用状況や空席が見えづらいのもサテライトオフィスのネックとなるポイントです。これを可視化する仕組みがあると便利でしょう。
座席予約をはじめ会議室予約ができるシステムやルールを導入することで、オフィスの混雑回避につながります。
サテライトオフィスは自由に使える反面、管理者の目が届きにくい特徴があります。社員が安心して働けるように、昨今問題になりやすいセクハラ・パワハラの防止の対策が必要です。
こちらも輪番制度や常駐者を設けるほか、監視カメラの設置や社内講習を行いましょう。サテライトオフィス開設にあたって新しいルールを設けたら、全社的に方針を明確化することが大切です。
私たちがデザイン提案している、オフィス設計・施工のサービス「Co-Working Base（コワーキング・ベース）」では、サテライトオフィスの開設事例を紹介しております。
皆さまの働き方改革や、ワークプレイス変革にもお役立ていただけましたら幸いです。
従来までのオフィスに出社し働く「オフィスワーク」、そして新しい働き方である「テレワーク」、これらを合わせたハイブリッドワークによって、業務内容や目的によって働く場所が選択できるようになりました。テレワーク時代の働き方改革とは、ハイブリッドワークを推進する社内制度を整えるだけではありません。
メインオフィスの改革、サテライトオフィスやタッチダウンオフィスを設けるなど、働く場所に着目した働き方改革も合わせて取り組んでいきましょう。
私たちがご提案している働き方改革を推進するオフィスづくりのサービス「コワーキング・ベース」では、サテライトオフィスの開設やオフィス改装のご相談を承っております。
サービスの概要は以下で公開しておりますのでぜひご参考ください。
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